(3)确定参加人员。无论是涉外谈判，还是国内的谈判，都必须明确授予主持人全权代表的资格。已方主谈人的级别要与对方主谈人大致相等，且应由擅长业务、老练稳重的人员担任。其他谈判人员的分工应合理，人员构成与多少可视具体情况而定。
(4)确定时间和地点。会谈时间和地点可由双方协商确定，一旦确定后要通知对方，不宜更改。
(三)会谈现场安排
(1)座位安排。
双边会谈一般将谈判桌排成长方形或椭圆形，双方各坐一边,主方位于背门一侧或进门后的左侧。涉外会谈的双方主谈人位于中央,其他人员按右高左低的惯例排列;翻译人员可安排在主谈人右边的位置,以方便双方交流;记录员则安排在两端或后排。桌上应放置中外文席卡。多边会谈的座位可摆成圆形、方形、T字形、多边形等等。
(2)国旗。在涉外会谈时，为了显示会谈的庄重性，可在会谈卓上交叉成非排放置两国的国旗、也可以用落地旗架悬排于两侧。
(3)扩齐设备。参加会谈人数较影,成是公开举行会谈，允许记者果访成旁听时,宜安装扩音设备,供主人和主宾讲话时使用。
(4)茶水。由于会谈往往需要较长的时间，故应当准备足够的茶水，夏天还可增加伙料。一般中途不拇茶;如时间较长，可近当州茶。斟茶须在发言间歇进行，并从客方开始。
(四)新闻发布
比较重要的会谈常需要以一定的方式发布消息，如接受记者采访、举行新闻发布会或举行记者招待会等。接受采访或发布消息,应当在会谈的准备阶段定出方案，报领导审批，并与会谈的对方进行协商。
会谈开始前,可安排几分钟的记者采访和摄影。非公开性会谈正式开始后，除特别安排的电视采访外,其他采访人员应一体退场。会谈结束后，可根据情况双方会见记者或分别举行记者招待会。
(五)整理会谈文件
会谈往往产生合同、协议书、议定书、条约、意向书、备忘录、会谈纪要、声明、宣传等文件。这些文件是秘书人员在会谈记录的基础上整理、起草的，然后提交各方讨论、磋商,直至达成一致,服行签字程序,使这些文件生效。签字后的文件以及原始记录应当一起归档。
