企业或部门之间就某一重大水项达成协议,签订合同，或者国家之间通过谈判，就政治、经济、军事、科技、文化等某一领城的相互关系达成协议，缔纳条约、协定或公约,往往都要举行签字仪式。
(一)恰当的签字准备
在职场活动中，人们在签署合同之前，通常会竭力做好以下几个步骤的准各工作。
(1)布置好签字厅。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置它的总原则是:庄重、整洁、清静。室内应当铺满地毯，除了必要的桌椅外,其他一切的陈设都不需要。正规的签字桌上最好铺设深绿色的台布。
(2)按照仪式礼仪的规范，签字桌应当横放于室内。在其后，可撰放适最的座椅,供各方签字人签字时轮流就座。
(3)在签字桌上,循例应事先安放好待签的合同文本以及签宇笔、吸墨器等签字时所用的文具。
(4)与外商签署涉外贸易合同时,还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时,在其位置与顺序上,必须按照礼宾序列而行。
(5)签字时各方代表的座次是由主方代为先期排定的。签字人在就座时，一般应当面对正门。
(6)在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。
(7)负责为签宇仪式提供待签的合同文本的主方,应会同有关各方一道指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。按常规,应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。
(8)签署涉外贸易合同时，比照国际惯例,待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言或者使用国际上通行的英文、法文。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。
(9)规范好签字人员的服饰。按照规定,签字人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙，并且配以白色村衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带，以示正规。
(二)签字程序礼仪
(1)签字仪式正式开始。有关各方人员进人签字厅，在既定的位次上各就各位。
(2)签字人正式签署合同文本。通常的做法是，首先签署已方保存的合同文本,再接着签署他方保存的合同文木。
(3)签字人正式交换经有关各方正式签署的合同文本。此时,各方签字人应热烈握手，互致祝贺,并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔，以做纪念。全场人员应鼓攀,表示祝贺。
(4)共伙香槟酒互相道贺。交换已签的合同文本后,有关人员,尤其是签字人当场干上一杯香槟酒，是国际上通行的用以增添森庆色彩的做法。
(三)特别提示
(1)在一般情况下，合同文本在正式签署后，应提交有关方面进行公证,此后才正式生效。
(2)每个签字人在由已方保存的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。因此,每个签字人均应首先签署已方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法,在礼仪上称为“轮换制”。轮流使有关各方均有机会居于首位一次,以显示机会均等,各方平等。
(3)签宇仪式不一定非搞不可,尽管它可以制造声势,增添影响。但是,对于签字本身却必须郑重对待,不可草草收场。
如果是两个以上的企业、部门或国家参加的签字仪式,则其基本过程与上面所述大体相同，只是相应增添签字人员座位、签字用具或国旗等。如果是签订国际多边公约,则一般只设一个座位，由公约保存国的代表先人座位签字,而后各缔约国的代表再按一定的顺序人座签字。
